令和2年7月14日、多治見市役所にて広報広聴研究会が開催された。会議では市民との対話集会に関する役割分担が議論された。特に、各会場の責任者選定が重要なテーマとして浮上した。
城處裕二氏は、「8会場のうち3会場が学校施設で行われるため、案内係が必要である」と指摘した。夜間使用の際、アクセスが不明瞭で混乱が生じる恐れがあるため、事前に役割分担を明確にする必要があると述べた。
これを受けて、会長の佐藤信行氏は、7月20日の本庁舎建設に関する特別委員会で各会場の責任者を決定すると強調した。また、各会場での受け付けや検温、司会、マイク操作などの役割分担も明確にされた。
会議では、具体的な役割分担が整理された。受付はA班の石田浩司氏が担当し、8月6日のみ仙石三喜男議員が行う。また、検温は城處裕二氏と山田徹氏がそれぞれの班で行うこととなった。司会は三輪寿子氏と佐藤会長が担当し、マイクは各班に振り分けられた。これらの役割分担により、混乱の防止と円滑な運営が目指される。
さらに、玉置真一氏は多治見中学校の使用方法に対する理解を深める必要があると訴え、あらかじめ各会場を下見することの意義を説明した。若林正人氏も会場確認の重要性に賛同した。
次の議題では、次回の開催日として7月20日が決定し、その後に市民と議会との対話集会に使用する資料について議論が行われる予定である。議会はこの会議での決定事項を来るべき対話集会に活かす意向を示している。全体を通じて会議はスムーズに進行し、出席者全員がコミットメントを持って役割分担に臨む姿勢が見受けられた。