令和元年10月23日に行われた建設環境委員協議会では、所有権移転登記に関する不適正な事務処理が主な議題に上った。
維持課管理担当課長の太田克彦氏が、事務が進まなかった理由に関して説明を行った。事務を遅延させた職員は他の業務が立て込んでいて、書類の所在が不明になっていたと述べた。副委員長の犬飼明美氏は、職員が特定の市民との関係でコミュニケーションに問題があったのではないかとの疑念を投げかけたが、太田氏はその点については否定した。
また、委員の阿部功祐氏は、相手方への謝罪とコミュニケーションの重要性について強調した。具体的な催促の回数についての確認も求められ、太田氏は電話によるものや事務代理を行う土地家屋調査士による問い合わせがあったと報告した。阿部氏は、今後の対応策として、全庁的に不適正な事務処理の問題を見直すよう要請した。
今回の問題は以前にも他の部署で発生しており、その点でも委員たちは危機感を持っていた。今後の事務手続きの見直しや、全体でのコミュニケーション強化が求められた。特に、阿部氏は相手方への謝罪が必要不可欠であると指摘し、再発防止を強調した。
委員の柿澤潔氏は、市に土地を寄付する際の登記処理について質問し、その手続きが適切に行われるよう確認した。維持課管理担当課長の太田氏は、寄付された土地の登記処理および市道としての認定手続きについて説明し、依頼者が必要な資料を整えれば市側で登記の申請を行うことができるとの回答を示した。
建設部長の上條裕久氏は、再発を防ぐために事務手続きの見直しと複数の目での確認が重要であることを強調した。委員長の川久保文良氏は、市民の財産を扱う業務の重要性を再確認しつつ、引き続き適正な事務運営の徹底を呼びかけた。